Yang dimaksud dengan invoice adalah

Invoice adalah bukti transaksi yang penting untuk penjual dan pembeli. Pelajari pengertian dan cara membuat invoice di sini.

Pernahkah Anda berbelanja online dan mendapatkan sebuah bukti transaksi dari proses jual-beli tersebut? Jika iya, maka Anda telah mendapatkan sebuah invoice. Invoice artinya faktur atau bukti yang diberikan kepada pembeli saat proses jual-beli. Data yang tertera dalam dokumen tersebut dispesifikkan dalam satu transaksi itu saja.

Invoice adalah dokumen penting bagi penjual dan pembeli. Dokumen tersebut juga memiliki beberapa jenis yang bisa Anda pelajari dan terapkan. Apa saja itu? Bagaimana cara membuat invoice? Agar lebih paham, yuk simak penjelasannya hingga habis!

Apa itu invoice?

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, invoice adalah sebuah dokumen yang diterbitkan oleh penjual sebagai bukti transaksi dengan pembeli. Di dalamnya terdapat informasi faktual dan aktual terkait nama perusahaan, jenis barang apa saja yang dibeli, jumlah barang yang dibeli, harganya, tanggal transaksi, serta nomor invoice.

Nomor tersebut selalu dibutuhkan untuk membedakan satu transaksi dengan transaksi lainnya. Sebab, jika tertukar, arus keuangan dari penjual akan menjadi kacau dan tidak bisa diperiksa rekam jejaknya.

Jenis-jenis invoice

Nah, dalam dunia perniagaan, terdapat 3 jenis bukti transaksi tersebut yang perlu sobat OCBC NISP ketahui. Apa saja itu? Berikut penjelasannya:

1. Invoice Biasa/Konvensional
   
   Jenis bukti transaksi ini yang paling sering digunakan saat melakukan transaksi. Isi yang ditulis seputar informasi pembelian dalam satu transaksi tersebut.

2. Invoice Proforma
   
   Jenis ini adalah dokumen transaksi yang bersifat sementara. Jika sobat OCBC NISP berperan sebagai penjual, Anda bisa mengirimkan dokumen transaksi tersebut kepada pembeli sebelum mengirim seluruh barang pesanan.

   Barang yang dibeli dikirimkan secara berkala sesuai dengan perjanjian. Jika seluruh barang sudah sampai ke tangan pembeli, penjual bisa memberikan bukti transaksi biasa sebagai berkas penagihan serta bukti karena barang sudah diterima pembeli seluruhnya.

3. Invoice Konsuler
   
   Jenis ini adalah dokumen transaksi yang khusus dipergunakan untuk perniagaan internasional. Bukti transaksi ini dicetak dalam konteks yang spesifik.

   Jika sobat OCBC NISP berperan sebagai eksportir, Anda harus membubuhkan cap khusus sebagai tanda sah dan persetujuan dari perwakilan negara yang dituju. Sehingga, proses pembuatannya memerlukan waktu yang lebih lama dibanding bukti transaksi biasa.

Cara membuat invoice dan contoh invoice

Agar mampu menangkap gambaran yang jelas terkait invoice, berikut cara membuat invoice serta contoh invoice yang umumnya digunakan dalam transaksi online di platform marketplace:

1. Di bagian atas
   • Judul
     
     Anda perlu menamai dokumen tersebut sebagai invoice agar tidak tertukar dengan dokumen yang lain.
   • Nama marketplace/perusahaan
     
     Jika jual beli dilakukan dalam platform marketplace, biasanya akan tertera nama di bagian atas. Jika melakukan jual beli secara mandiri, Anda bisa membubuhkan nama perusahaan Anda.
   • Nomor invoice
     
     Pastikan tertera nomor invoice yang jelas dan informatif untuk perusahaan Anda. Format nomor bisa berbeda-beda, tergantung kebijakan perusahaan masing-masing.
   • Nama penjual
     
     Jika menggunakan platform marketplace, biasanya tertera nama penjual/toko di bagian atas. Jika Anda menjalankan jual beli secara mandiri, Anda bisa menuliskan nama sales yang menjual barang.
   • Tanggal transaksi
     
     Tanggal transaksi juga perlu dicantumkan agar setiap proses jual beli terekam jelas.
   • Tujuan pengiriman
     
     Jika terdapat kebutuhan untuk mengirimkan barang tersebut ke rumah penjual, cantumkan juga tujuan pengiriman yang berisi nama penerima serta alamat yang jelas.
2. Di bagian tengah
   • Nama produk
     
     Isi nama produk yang sudah dibeli di bagian tengah bukti transaksi.
   • Jumlah produk
     
     Tuliskan jumlah masing-masing produk secara teliti.
   • Berat
     
     Jika barang dikirimkan, tuliskan juga berat dari setiap barang yang dibeli.
   • Harga barang
     
     Tuliskan harga masing-masing barang, terutama jika produk yang dibeli lebih dari 1 jenis.
   • Harga subtotal produk
     
     Total semua harga barang dan masukkan ke dalam harga subtotal produk.
3. Di bagian bawah
   • Ongkos kirim
     
     Cantumkan ongkos kirim sesuai dengan berat barang dan tujuan pengiriman paket.
   • Biaya lain (jika ada)
     
     Jika terdapat biaya lain, seperti asuransi barang, maka Anda juga bisa mencantumkannya di bagian bawah.
   • Total pembayaran
     
     Terakhir, saat semua biaya sudah tertera jelas, Anda bisa menjumlah dan mencantumkan total pembayarannya.

Sebagai catatan tambahan, biasanya jika Anda berbisnis atau melakukan pembelian di platform marketplace, bukti transaksi akan dibuat oleh sistem secara otomatis. Namun, jika Anda berbisnis sendiri, maka Anda bisa menerapkan cara di atas.

3 Tips membuat invoice

Agar bukti transaksi yang dibuat lebih efektif, sobat OCBC NISP perlu memperhatikan 3 tips berikut ini:

1. Profesional
   
   Bukti transaksi yang dibuat harus terlihat profesional. Caranya dengan mencantumkan nama perusahaan yang jelas, nomor bukti transaksi, serta tanggal transaksinya.

2. Informatif dan faktual
   
   Di samping itu, invoice adalah bukti transaksi yang harus informatif dan faktual. Pastikan seluruh data transaksi sudah tercantum dan sesuai dengan fakta yang ada.

3. Aktual/Tepat waktu
   
   Terakhir, bukti transaksi yang dibuat harus tepat waktu. Misalkan, jika transaksi terjadi pada tanggal 1 Januari 2021, maka buktinya harus tersedia pada hari itu juga. Hal ini penting agar tidak ada yang terlupa dan semuanya terekam.

Nah, sekarang Anda sudah mengerti apa itu invoice. Anda juga telah memahami contoh invoice, cara membuat invoice, serta tips membuatnya. Baik menjadi penjual ataupun pembeli, pastikan untuk selalu memiliki bukti tersebut dalam setiap transaksi ya. Selamat berniaga!

Invoice merupakan dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli, khususnya bagi badan usaha yang terdaftar oleh pajak. Istilah awamnya adalah nota, biasanya badan usaha yang belum terdaftar pajak dan masih konvensional, menggunakan nota sebagai ganti invoice. Lantas apa perbedaaan invoice dan nota? Berikut penjelasannya!

INVOICE ADALAH

Invoice atau faktur merupakan sebuah dokumen wajib yang dimiliki oleh setiap badan usaha kena pajak, dan digunakan sebagai bukti dari transaksi pembelian yang berisi item dan jumlah pembayaran yang harus dibayar.

Baik perusahaan kecil maupun besar wajib memiliki dokumen ini. Selain sebagai bukti penagihan, invoice juga digunakan sebagai bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.

Dalam sebuah invoice, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum dan tidak boleh ditinggalkan. Demi menjaga akurasi pencatatan transaksi. Informasi yang sebaiknya dimuat dalam selembar invoice adalah:

1. Keterangan perusahaan pembeli
2. Keterangan perusahaan penjual
3. Tanggal transaksi
4. Item atau jenis barang atau jasa yang dibeli
5. Harga per item
6. Total harga keseluruhan
7. Besaran pajak
8. Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak

Invoice harus dibuat beberapa rangkap atau terintegrasi, tujuannya sebagai arsipan beberapa pihak tertentu, yang digunakan untuk kepentingan tertentu juga. Misalkan, bagi pembeli arsip invoice digunakan sebagai bukti kas keluar dan bukti adanya transaksi pembelian.

Bagi penjual arsip invoice digunakan sebagai bukti kas masuk, penagihan dan bukti pembayaran pajak. Dari pihak penjual maupun pembeli mempunyai bagain atau divisi tersendiri yang memang memiliki kepentingan arsipan faktur tersebut.

JENIS INVOICE APA SAJA?

Invoice ternyata memiliki 3 jenis, bergantung pada fungsinya. Berikut adalah jenis dari invoice:

Invoice Biasa

Invoice adalah faktur yang paling umum digunakan saat melakukan transaksi. Isi dari invoice ini merupakan keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, item produk, dan total harga yang harus dibayarkan oleh perusahaan pembeli.

Invoice Proforma

Invoice proforma atau proforma invoice adalah invoice yang memiliki sifat sementara. Dokumen ini diberikan kepada pihak pembeli sebelum pihak penjual mengirimkan semua barang pesanan. Biasanya barang akan dikirimkan secara berkala. Jika seluruh barang telah diterima oleh pihak pembeli, maka pihak penjual akan memberikan invoice biasa. Tujuannya sebagai dokumen penagihan dan bukti bahwa barang telah diterima pembeli secara keseluruhan.

Invoice Konsuler

Invoice Konsuler digunakan khusus untuk perdagangan internasional atau antar negara. Sehingga invoice ini adalah invoice yang tidak bisa sembarangan dicetak, harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari keduataan besar Negara atau perwakilan Negara yang dituju.

PERBEDAAN INVOICE VS NOTA

Setelah mengetahui apa itu invoice, maka sebenarnya sudah terlihat jelas perbedaannya dengan nota. Berikut perbedaan mendasar antara kedua dokumen tersebut.

1. Invoice umumnya di gunakan untuk badan usaha kena pajak, sedangkan nota tidak. Nota biasanya lebih tidak profesional.
2. Invoice di cetak otomatis dan pada umumnya perusahaan sudah memiliki template digital, sementara nota ditulis secara manual.
3. Harga barang pada invoice dikenakan pajak, sementara harga barang pada nota tidak dikenakan pajak.
4. Biasanya, data pada invoice yang dicetak akan masuk dalam sistem informasi yang terintegrasi. Nota tidak memiliki rekam jejak history dalam sistem, karena pembuatan masih manual.

Sebenarnya, sekalipun belum terdaftar sebagai pengusaha kena pajak, pemakaian invoice lebih disarankan daripada nota. Data pada invoice akan tersimpan otomatis serta memudahkan pekerjaan bagian penjualan atau keuangan.

Integrasi pada sistem juga akan membantu mengurangi penggunaan kertas, karena data akan masuk ke bagian atau divisi yang ditunjuk. Pada umumnya, memang dokumentasi digital pada sistem invoicing diperlukan perusahaan.

6 Tips Invoice Berjalan Lancar

Pembuatan invoice tidak akan berguna apabila pelanggan tidak membayar tagihan tepat waktu. Sebab pembayaran dari pelanggan sangat berkaitan erat dengan jalannya operasional perusahaan.

Jika pembayaran tidak lancar, maka usaha bisnis anda akan terancam “gulung tikar”. Lalu bagaimana cara agar pelanggan dapat membayar tepat waktu sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya? Berikut 6 tips yang harus dicoba untuk membantu kelancaran pembayaran:

1. Reward & Punishment

Sistem ini cukup efektif untuk digunakan. Pada saat transaksi tulislah dalam faktur atau bisa disampaikan secara langsung, bahwa perusahaan akan memberikan reward bila pelanggan membayar tagihan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang disepakati. Reward bisa berupa potongan harga, voucher pembelian berikutnya, poin undian atau apapun itu.

Sebaliknya terapkan sistem punishment bila pelanggan tidak membayar tagihan tepat pada waktunya. Punishment berguna memberikan efek jera, sehingga nantinya pelanggan akan belajar untuk membayar faktur pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Punishment bisa berupa denda tambahan biaya atau bunga, atau pembekuan pemesanan barang selanjutnya.

2. Siapkan Alternatif Pembayaran

Terkadang salah satu alasan pelanggan telat membayar adalah tidak adanya metode pembayaran yang sesuai dengan apa yang mereka punya. Contoh, pelanggan tipe orang yang suka membayar dengan transfer, tetapi perusahaan ternyata hanya menerima cash. Atau misalkan pelanggan hanya memiliki bank account A, tetapi perusahaan hanya memiliki bank account B, dan alasan lainnya.

Maka perusahaan harus menyiapkan berbagai metode pembayaran agar mudah dijangkau oleh pelanggan. Jenis metode pembayaran antara lain: uang cash, kartu kredit, cek, bilyet giro, m-banking atau sms banking, dan kartu debet. Usahakan bank yang digunakan minimal 2, yaitu terdiri dari bank swasta dan bank negara.

3. Format Yang Jelas

Invoice yang dikirimkan kepada pelanggan harus jelas, baik itu barang yang dipesan maupun tenggat waktu yang sudah disepakati. Bisa jadi keterlambatan membayar karena detail invoice perusahaan membingungkan pelanggan. Invoice harus detail, simpel dan mudah di baca. Anda bisa memberikan format bold pada tanggal jatuh tempo, sebagai pertanda kolom yang harus diperhatikan lebih. Format yang telah dijelaskan sebelumnya diatas sudah cukup detail. Anda bisa menggunakannya sebagai acuan invoice perusahaan.

4. Kirimkan Invoice Jauh Sebelum Tanggal Jatuh Tempo

Untuk memberikan waktu bagi pelanggan mengatur pembayaran, maka kirim invoice selambat-lambatnya 1 minggu sebelum jatuh tempo. Perhatikan juga waktu pengiriman, bila memakan waktu lebih dari 1 hari, pastikan invoice sampai di pelanggan tepat 1 minggu sebelum waktu pembayaran. Selain itu, cara ini juga sebagai “alarm” pelanggan untuk segera melunasi hutang dagang mereka.

5. Ramah Terhadap Pelanggan

Percayalah bahwa attitude juga memiliki peran penting dalam usaha bisnis apapun. Bersikaplah ramah kepada pelanggan, ucapkan terima kasih saat selesai transaksi dan saat pembayaran telah dilunasi. Berikan kabar jika perusahaan telah mengirimkan invoice kepada pelanggan, ini salah satu sikap ramah juga. Selain mengingatkan pemabayaran secara tidak langsung, pelanggan akan merasa diperhatikan khusus. Kenyamanan yang mereka dapat akan membangun rasa segan apabila akan membayar lewat dari jatuh tempo.

6. Tertulis Dengan Jelas

Khusus bagian tanggal jatuh tempo, jika ada syarat tertentu tulislah dengan jelas. Biasanya ada invoice yang hanya menuliskan >NET 25, 2%. Artinya diatas pembayaran diatas 25 hari sejak tanggal tertera ada denda sebesar 2%. Tidak semua pelanggan mengerti hal tersebut. Sebaiknya tulis dengan jelas “Pembayaran maksimum 25 hari sejak tanggal terbit faktur, pada hari ke 26 akan ada denda sebesar 2%”.

7. Down Payment (DP)

Dalam setiap transaksi, mintalah down payment atau uang muka kepada pelanggan. Tentukan berapa persen uang muka yang harus dibayarkan dari total jumlah barang yang dipesan. Tidak perlu ragu meminta uang muka, karena itu adalah hal yang lumrah.

Uang muka membantu perputaran barang yang dijual. Untuk pembayaran berikutnya, bisa menggunakan sistem cicilan. Misalkan pembayaran uang muka 30% dari jumlah, pembayaran ke 2 sebesar 30% di minggu ke 2, dan sisanya 40% di minggu ke 4. Sistem ini juga membantu pelanggan agar tidak merasa mengeluarkan uang sekaligus dalam jumlah besar.

KESIMPULAN ARTIKEL INVOICE

Invoice adalah surat panggilan untuk membayar hutang dagang atau tagihan atas pembelian barang dan jasa. Semakin lancar pembayaran, akan semakin mudah untuk menjalin kerjasama, bahkan mungkin pelanggan akan mendapatkan prioritas di perusahaan.

Tidak hanya berusaha agar pelanggan membayar invoice secepat mungkin, namun ada baiknya membiasakan perusahaan anda sendiri juga membayar invoice tepat pada waktunya. Jangan lupa untuk selalu mengarsipkan data invoice tidak hanya pada perangkat, namun juga pada google drive atau dropbox sebagai backup data. Sudah mengerti ya soal invoice? Tapi apakah Anda sudah tau apa itu quotation? Jangan lupa dibaca ya, salam!